Serviço de campo

Formulários

Formulários são documentos eletrônicos que podem ser anexados a tarefas, permitindo que os funcionários enviem resultados de tarefas diretamente pelo aplicativo móvel X-GPS Tracker . Esses formulários podem incluir vários tipos de campos, como campos de texto para pedidos de clientes, relatórios de inspeção e seções de mídia para upload de fotos e vídeos.

Começando,

Criar um formulário

Para começar a usar formulários no Datafrota:

1. Inicie o aplicativo Field Service no menu principal.

2. Clique na aba "Formulários" para abrir a interface de gerenciamento de formulários.

3. Inicie o processo de criação do formulário clicando no ícone "+".

4. Selecione os componentes necessários (por exemplo, campos de texto, caixas de seleção, menus suspensos, data, classificação, imagem, anexo de arquivo, assinatura e separadores de seção) no lado esquerdo da tela. Personalize o formulário para se adequar ao fluxo de trabalho e às tarefas específicas da sua empresa.

Esse processo permite que você crie quantos formulários forem necessários, garantindo que eles sejam adaptados às tarefas executadas por seus funcionários.

Duas opções estão disponíveis ao criar um formulário:

• "Usar por padrão ao criar uma tarefa" : Se habilitado, este formulário será automaticamente anexado a novas tarefas, a menos que outro formulário seja selecionado. Na lista de formulários, este formulário será marcado com um sinal de “estrela”.

• "Enviar formulário somente na zona" : se habilitado, o formulário só poderá ser enviado quando o funcionário estiver dentro de uma zona geográfica predefinida, garantindo que o relatório de tarefas ocorra no local correto.

Após salvar, os formulários criados podem ser acessados ​​na lista de formulários.

Anexando um formulário a uma tarefa

Para anexar um formulário a uma tarefa, siga estas etapas:

1. Abra a janela de criação de tarefas: navegue até a aba Tarefas e clique no botão "+" para criar uma nova tarefa.

2. No campo “Formulário de tarefa”, escolha o formulário que você criou anteriormente na lista suspensa.

3. Forneça outros detalhes da tarefa, como selecionar o funcionário responsável por concluí-la.

4. Finalize a criação da tarefa clicando em "Salvar".

O funcionário selecionado receberá a tarefa com o formulário anexado no aplicativo móvel X-GPS Tracker, garantindo que toda a documentação necessária esteja disponível durante a execução da tarefa.

Preenchendo um formulário no X-GPS Tracker

Os funcionários precisam preencher formulários durante ou após a conclusão de uma tarefa. Veja como eles podem preencher e enviar um formulário:

1. Abra o aplicativo móvel X-GPS Tracker em um dispositivo móvel.

2. Mude para a seção "Tarefas" para visualizar a lista de tarefas atribuídas.

3. Selecione a tarefa que precisa ser concluída.

4. Clique no formulário dentro da descrição da tarefa e preencha todos os campos obrigatórios.

5. Após o preenchimento de todos os campos, o formulário é enviado automaticamente ao serviço de monitoramento, marcando a tarefa como concluída.

Configurando notificações para envio de formulário

Para garantir notificações oportunas quando um formulário for enviado, configure alertas seguindo estas etapas:

1. Navegue até a seção “ Regras e notificações ” na plataforma.

2. Comece a criar uma nova regra de notificação clicando no botão "Adicionar regra".

3. Selecione os objetos (por exemplo, veículos, funcionários) aos quais esta regra será aplicada.

4. Selecione “ Desempenho da tarefa ” na lista de eventos e prossiga.

5. Na seção “Opções de regra”, marque a caixa de seleção “Formulário enviado”.

6. Na aba “Notificações”, escolha como você deseja ser notificado (por exemplo, SMS, e-mail).

Essas configurações garantem que você fique informado sobre o andamento das tarefas e envios de formulários em tempo real.

Visualizando formulários preenchidos

Você pode revisar e comparar formulários preenchidos para avaliar o desempenho dos funcionários e os resultados das tarefas:

1. Navegue até o aplicativo “Serviço de campo”.

2. Clique na aba "Formulários" para visualizar todos os formulários disponíveis.

3. Passe o mouse sobre o formulário que deseja revisar e clique em “Envios” no lado direito.

4. Selecione o envio de formulário específico na lista na parte inferior.

Funcionalidade de envios:

• Baixar formulários: exporte os formulários nos formatos Excel, CSV ou PDF.

• Filtragem: use filtros para restringir os envios com base em parâmetros como data de criação da tarefa ou nome do funcionário.

• Personalização de tabela: adicione ou oculte colunas e campos de formulário para focar nos dados mais relevantes.

Relatório de dados do formulário de tarefa

O relatório “Dados do formulário de tarefa” fornece insights sobre o desempenho do funcionário com base em formulários preenchidos. Para gerar este relatório:

1. Vá para a seção Relatórios .

2. Clique no botão “Criar relatório”.

3. Selecione a opção “Dados do formulário de tarefa”.

4. Marque os objetos relevantes (por exemplo, funcionários, tarefas) para os quais você precisa do relatório.

5. Especifique o prazo para o relatório.

6. Clique no botão “Criar relatório” para gerar o relatório.

Detalhes do relatório:O relatório mostra estatísticas de formulário, incluindo a frequência e os tipos de componentes selecionados. Esses dados ajudam você a avaliar o desempenho dos funcionários e os resultados das tarefas de forma mais eficaz.