Serviço de campo

Tarefas

Uma Tarefa no Datafrota se refere a uma tarefa ou trabalho específico que precisa ser concluído por um funcionário ou trabalhador de campo. Ela inclui instruções detalhadas sobre o que precisa ser feito, onde deve ser feito e dentro de qual prazo. As tarefas podem variar de tarefas simples e pontuais, como entregar um pacote em um único local, a operações mais complexas, como visitar vários pontos de verificação ao longo de uma rota para realizar inspeções, instalações ou outros serviços.

As tarefas são essenciais para gerenciar e coordenar as operações de campo, garantindo que os funcionários tenham clareza sobre suas responsabilidades e permitindo que os gerentes monitorem o progresso, otimizem rotas e garantam que todos os trabalhos sejam concluídos com eficiência.

Como criar uma tarefa

1. Navegue até a guia Tarefas no aplicativo de serviço de campo

2. Clique no botão “+” para iniciar o processo de criação de uma nova tarefa.

3. Defina o nome da tarefa:

   • Insira um nome de tarefa descritivo que ajude a identificar o propósito da tarefa. Pode ser o nome do cliente ou uma breve descrição da tarefa, como "Instalar Equipamento" ou "Inspecionar Comunicações".

4. Especifique o endereço da tarefa:

   • Insira o endereço da tarefa manualmente, selecione um ponto no mapa ou use coordenadas geográficas. Isso definirá o local principal para uma única tarefa ou o primeiro ponto de verificação para uma tarefa de rota.

5. Defina o tempo da tarefa:

   • Defina a data e o intervalo de tempo durante os quais o funcionário deve concluir a tarefa. Isso garante que a tarefa seja concluída dentro do prazo designado.

6. Adicionar pontos de verificação para tarefas de rota:

   • Para criar uma tarefa de rota, clique em “Adicionar novo ponto de verificação” após definir o local inicial. Cada ponto de verificação representa uma parada adicional ao longo da rota, e eles serão conectados automaticamente em sequência. O funcionário deve concluir esses pontos de verificação na ordem especificada.

7. Atribuir a tarefa a um funcionário:

   • Selecione o funcionário que será responsável pela tarefa. Se necessário, você pode atribuir a tarefa mais tarde usando a lista de tarefas ou utilizar ferramentas adicionais fornecidas na interface para facilitar a atribuição.

8. Detalhes adicionais da tarefa:

   • Descrição da tarefa: Forneça quaisquer detalhes adicionais que possam ser úteis ao funcionário, como informações de contato ou instruções especiais.

   • Formulário: Selecione o formulário que o funcionário precisa preencher enquanto executa a tarefa. Os formulários podem ser preenchidos diretamente no aplicativo X-GPS Tracker.

   • Tags: adicione tags relevantes à tarefa para facilitar a pesquisa e a categorização posteriormente.

   • ID do pedido: atribua um ID de pedido que o cliente pode usar para rastrear o status da tarefa por meio do recurso “Courier no mapa”.

9. Clique em “Salvar” para finalizar e enviar a tarefa para o dispositivo móvel do funcionário.

Tarefas únicas e de rota

• Tarefas únicas: são tarefas diretas em que o funcionário visita um único local para executar as tarefas atribuídas. A tarefa é concluída quando o funcionário chega ao endereço especificado e executa as ações necessárias.

• Tarefas de rota: envolvem vários pontos de verificação que o funcionário deve visitar em uma ordem específica. Esse tipo de tarefa é ideal para situações em que o funcionário precisa visitar vários locais ao longo de uma rota planejada, como entregas ou inspeções.

A interface foi projetada para ser intuitiva, permitindo que gerentes e despachantes criem e gerenciem rapidamente tarefas únicas e de rota com facilidade, garantindo que todas as operações de campo sejam tratadas de forma eficiente e eficaz.

Recurso de otimização de rota

O recurso de Otimização de Rota da Datafrota ajuda os entregadores a entregar pacotes de forma eficiente, determinando a melhor sequência para visitar vários endereços em uma cidade. Ele considera a localização de cada endereço, janelas de tempo de entrega específicas e o ponto de partida da tarefa para criar a rota mais otimizada.

Principais benefícios:

• Economia de combustível: minimiza a distância percorrida, reduzindo o consumo de combustível.

• Entregas mais rápidas: otimiza a sequência para conclusão mais rápida das tarefas.

• Maior produtividade: automatiza o planejamento de rotas, permitindo que os entregadores se concentrem nas entregas.

A plataforma pode otimizar até 25 pontos em uma única tarefa de rota, garantindo que todas as entregas sejam feitas no prazo e na ordem mais eficiente.

Importação de tarefas

Ao gerenciar uma grande força de trabalho ou inúmeras tarefas, importar tarefas de um arquivo Excel é mais eficiente do que criá-las e atribuí-las manualmente uma por uma. Isso é particularmente útil quando as tarefas são geradas por sistemas externos, como CRMs.

Importar de arquivo Excel

Embora os desenvolvedores possam usar uma API para importação de tarefas, há um método mais simples disponível — importar tarefas de um arquivo Excel. Os dados devem ser apresentados nos formatos de planilha XLS, XLSX ou CSV.

Como importar tarefas de um arquivo Excel

1. Inicie o processo de importação:

   • Passe o mouse sobre o botão “+” na seção de tarefas.

   • Clique na opção XLS .

2. Janela de importação de tarefas:

   • Na janela "Importação de tarefas", você pode baixar um modelo de exemplo de arquivo .

   • Defina os parâmetros da tarefa conforme necessário.

3. Campos obrigatórios:

   • Os campos marcados como "Obrigatório" devem ser preenchidos para que a importação seja bem-sucedida. O sistema rejeitará a importação se algum campo obrigatório estiver faltando.

4. Endereço vs. Coordenadas:

   • Você pode especificar um endereço em vez de coordenadas; o sistema determinará automaticamente a localização.

Configurações de importação

Além das configurações de tarefas individuais, você pode configurar as seguintes configurações globais:

• Default Radius: Define o desvio permitido do local especificado. Se o funcionário (ou veículo) chegar dentro desse raio, a tarefa será considerada concluída mesmo que ele não chegue ao local exato.

• Atribuição automática de tarefas:

  • Ignorar endereço: as tarefas são atribuídas uniformemente a todos os funcionários.

  • Usar endereço do funcionário: as tarefas são atribuídas com base na proximidade do endereço residencial do funcionário.

  • Usar endereço do departamento: as tarefas são atribuídas de acordo com a distância do departamento do funcionário.

Observação: os endereços dos departamentos e funcionários devem ser especificados nos respectivos cartões de perfil.

Ao usar essas configurações, você pode otimizar o processo de atribuição de tarefas, garantindo que elas sejam distribuídas e concluídas com eficiência.

Importar de arquivo TXT

Como importar tarefas de um arquivo TXT

1. Inicie o processo de importação:

   • Passe o mouse sobre o botão “+” na seção de tarefas.

   • Clique na opção TXT .

2. Janela de importação de tarefas:

   • Você verá a janela “Importação de tarefas”, que contém um campo grande.

   • Cole a lista de tarefas da sua planilha diretamente neste campo usando a área de transferência (copiar e colar).

Esse processo permite que você importe com eficiência várias tarefas de uma só vez, simplificando seu fluxo de trabalho de gerenciamento de tarefas.